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黑龙江省司法厅办公室关于做好公证执业专项检查问题整改工作的通知

发布时间: 2020-10-23 10:59:15  

黑龙江省司法厅办公室关于做好

公证执业专项检查问题整改工作的通知

 

各市(地)司法局、哈尔滨新区管理委员会司法局、哈尔滨国信公证处:

按照司公通〔2020〕10号文件要求,省司法厅于6月中旬部署开展了公证执业专项检查工作,并于8-9月份对全省执业公证机构党组织规范化建设、公证队伍集中警示教育、公益法律服务、信息化建设、规范化建设和公证执业情况进行了检查、抽查,市地司法行政机关检查覆盖面达100%,省司法厅共抽查40家公证机构,覆盖面达34.48%。抽查发现6大类21项问题。

  1. 公证机构党组织规范化建设情况

    全省116家执业公证机构中只有23家公证机构设立独立党支部,占比19.8%全省911名公证人员党员395名,占比43.36%。抽查中发现下列问题:一是由于所在地司法局是党支部,有的符合设立独立党支部标准的公证机构没有按照司法部党组和司法厅党委要求设立;二是有的公证机构在选人用人时没有把政治标准放在首位,没有把符合条件的党员吸纳进公证队伍,同时,对入党积极分子培养工作相对滞后,我省没有党员的公证机构尚有8;三是部分设立党支部的公证机构“三会一课”、组织生活会、民主评议党员、谈心谈话记录不全或是没有按照规定时间开展;四是党组织核心堡垒作用和党员先锋模范作用发挥的不明显。

  2. 公证队伍集中警示教育活动情况

    全省公证机构都能按照规定动作组织学习,但个别公证机构存在下列问题:一是专题学习记录不全,不能完整体现学习情况;二是有的公证机构没有按照要求建立问题台账,没有梳理存在问题、分析产生问题的原因和制定整改措施;三是个别机构没有公证员自查材料或自查材料认识不深刻,有流于形式之嫌。

  3. 公证公益法律服务开展情况

    全省执业公证机构都能自觉或按照要求开展公益法律服务,特别是疫情期间通过“三大平台”不间断提供公证服务得到社会各界认可,但存在共性问题:一是对公证公益法律咨询、公证公益法律宣传、公证公益服务案件范围理解不准确,导致统计数据没有体现应报尽报;二是部分公证机构没有建立公证公益法律服务记录簿或是公益服务记录簿记录不全;三是大部分受检公证机构没有按要求制定执行公益案件指派比例,没有实行统一受理随机指派全员办理。

  4. 信息化建设情况

    全省执业公证机构都使用办证业务软件办理公证业务,疫情期间都安装使用“在线受理”系统为公民法人提供了优质高效的公证法律服务,但也存在下列问题:一是公证登记簿上传数据不及时或因更换系统导致上传数据与实际办证数不符,致使公证登记簿上传数据与报表数存在较大差距;二是公证登记簿存在异常数据,个别公证机构赋强公证、合同公证登记簿收费金额填写错误,办结时间超过法定期限;三是信息共享所要求的的通过政务外网进行查询,目前全省大部分公证机构没有开通。

  5. 公证机构规范化建设

    被抽检公证机构存在下列问题:一是部分公证机构公证员名录、业务范围、程序、收费标准、证明材料清单公开公示不完整,个别机构没有公开公证事项证明材料清单,个别公证机构公示的收费标准还是2016年制定的标准,不是2019年调整后的;二是部分公证人员着装不规范;三是部分公证减免收费没有履行规定的审批程序。

  6. 公证机构及其公证员执业情况

    通过近几年各级管理部门持续的教育培训、规范管理和监督检查,全省公证行业办证质量有较大的提升,但还存在下列问题:一是公证文书档案立卷归档不规范,部分公证卷宗材料排序不符合规定,公证卷宗没有加盖立卷人名章或加盖的不是承办公证员名章,卷宗封皮公证事项填写与卷内公证书正文不符,部分卷宗内有多余材料没有剔除,部分卷宗归档时间超期,部分公证卷宗保管期限错误;二是公证书制作不规范,个别公证机构公证书签发稿由公证员助理拟稿,个别继承公证书证词申请人表述为被继承人,个别公证机构公证书编号从00X开始而不是从1开始;三是询问笔录制作不规范,还有公证机构仍然使用谈话笔录而不是询问笔录,个别公证机构委托等公证存在合写笔录,询问笔录上询问人、记录人没有手写签名,两页以上的询问笔录,被询问人没有逐页签字确认。四是卷宗材料收集整理不规范,部分卷宗留存证据材料不全,应当收集的没有收集,部分证据材料复印件没有核对或者没有核对日期,部分公证卷宗内应留存受理通知单回执而留存的是应当发给公证当事人的受理通知单。五是核实程序履行不到位,部分公证机构办理处分财产的委托书公证,没有按照规定核实申请人婚姻状况、不动产权属状况,继承公证没有核实继承人、被继承人工作档案,或者向证人核实,部分继承公证卷宗内没有留存登录遗嘱平台查询记录。

    七、持续发力、形成长效机制

    加强公证行业党的领导优化公证法律服务是新时代龙江公证行业持续健康发展的内在需求和根本遵循,是服务龙江全面振兴全方位振兴的根本保证,全省各级公证管理部门和全省执业公证机构都要自觉把准政治方向、提升政治素质,真正把公证行业以党建带队建的要求落到实处,时刻坚持公证公益属性,把“以人民为中心”服务理念贯穿于公证工作全过程。以公证行业集中警示教育活动为契机,自觉梳理队伍建设、业务拓展、服务群众方面的短板弱项,自觉梳理存在问题的成因并制定相应的整改措施,明确整改时限、整改目的,按照省厅要求,在规定的时限内逐项做好问题整改工作。省司法厅将不断健全完善公证执业监督检查各项制度措施,大力推进公证工作改革创新,以提升公证公信力为基础,引导全省公证行业为龙江全面振兴、全方位振兴提供优质高效的公证法律服务。

     

     

    黑龙江省司法厅办公室

    2020年10月22日

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