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黑龙江省司法厅办公室关于印发《黑龙江省 司法行政系统视频会议管理办法 (试行)》的通知

发布时间: 2019-12-06 12:50:01  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

黑司办通〔201986

 

 黑龙江省司法厅办公室关于印发《黑龙江

司法行政系统视频会议管理办法

(试行)的通知

 

市(地)司法局省监狱局、戒毒局,省政法管理干部学院、黑龙江司法警官职业学院

为进一步加强我省司法行政系统视频会议管理,明确职责分工,规范视频会议系统使用流程,现将《黑龙江省司法行政系统视频会议管理办法(试行)》印发你们,请遵照执行。

 

    附件:黑龙江司法厅视频会议使用申请表

 

                             黑龙江省司法厅办公室

                               2019年12月5日

 

黑龙江省司法厅办公室                       2019125日印发

 

附件:

 

黑龙江省司法厅视频会议使用申请表

会议

时间

              

主办单位

 

登记

人员

 

              

登记

时间

 

专项会议

是      否  

处室调试联
系人及电话

 

会议名称

 

会议地点

 

主会场

 

分会场

 

会议范围参会人员

 

发言单位

 

备注

 

 

注:1.发言单位一栏,如会议没有发言安排填无即可,如果有请按顺序注

     明发言单位名称、发言时长。

    2.如有视频、PPT等文件需要在会议中播放,请在备注中注明。

 

 

 

黑龙江司法行政系统视频会议管理办法(试行)

 

为规范黑龙江司法行政系统视频会议操作和管理,提高系统使用效率和质量,确保视频会议系统长期稳定运行,制定本办法。

  • 总则

 

    第一条 黑龙江司法行政系统视频会议系统由省厅主会场、市(地)司法局、省监狱局、戒毒局设分会场以及县(、区)司法局,省政法管理干部学院、黑龙江司法警官职业学院,各监狱、强戒所会场组成省厅市(地)司法局、省监狱局、戒毒局会场具备分会场双向功能县(、区),省政法管理干部学院、黑龙江司法警官职业学院,各监狱、强戒所分会为系统终端会场。

    第二条 职责分工

   (一)省厅警务指挥中心负责全省视频会议系统的管理调度及组织协调工作,制定相关管理制度,审核安排厅机关、厅直属各单位视频会议申请负责省本级视频会议系统技术维护及视频会议数据存储、归档负责全省司法行政视频会议系统管理员业务培训和技术指导;负责协调处理其他有关工作。

    (二省厅装财处负责办公楼视频会议室保洁及开会期间后勤保障工作。

    (三各市(地)司法局,省监狱局、戒毒局负责本单位视频会场管理调度及组织协调工作(须指定专人作为视频会议系统管理员负责设备的维护及技术支持);负责本级视频会议系统技术维护及视频会议数据存储、归档负责会场后勤保障工作负责下级单位视频会议系统管理员业务培训和技术指导;负责协调处理其他有关工作。

    (四县(、区),各监狱、强戒所,省政法干部管理学院、黑龙江司法警官职业学院分会场可以结合自身实际,参照省厅做出相应职责分工

    第三条 视频会议召开的申请

(一)部省视频会议由司法部召集根据业务对口原则,主要参会处室负责将会议通知传达至各参会分会场;同时按要求填写好视频会议使用申请表,将申请表和会议通知一并提交厅警务指挥中心

(二)省市(或省市县院狱所视频会议由司法召集。会议主办处室负责对视频会议通知进行编辑审核拟文签发提前3个工作日将会议通知发至各参会单位(特别紧急会议可根据实际情况经厅领导批准后另行办理)按要求填写好视频会议使用申请表,将申请表和会议通知一并提交厅警务指挥中心

(三县狱所视频会议由市(地)司法局,省监狱局、戒毒局召集,具体申请工作可结合当地或本单位实际参照省市视频会议召集模式制定。

    第四条 视频会议的管理

(一视频会议召开前,会议主办处室(或主要参会处室提前1个工作日做好会场布置,打印好参会人员席位牌,按要求摆放好。如会议因故推迟或取消,主办处室应及时告知各参会单位及参会人员,并告知警务指挥中心取消会议

(二)视频会议召开前,各会场视频会议保障人员须提前做好视频会议设备的调试工作,具体要求如下

    1.应于视频会议召开前2省厅统一组织各参会单位进行设备调试,主要调试各会场音频、视频、双流等是否运行正常,具体调试时间将通过黑龙江省视频会议交流”通知各参会单位。

    2.联调测试要求:
    1)确定联调次序,提前做好准备工作,主会场与各分会场进行视频会议系统联调测试,播放图像和声音,了解掌握各分会场收到图像和声音质量
    2)报告词 

司法主会场:“现在开始联调点名,XX司法

XX司法“报告司法XX司法主会场声音清楚、图像清晰,收听收看正常。(如有问题,请准确描述问题情况)
    司法主会场:“你音视频正常,联调完毕”。(如没问题,可以离开,但要保持通讯畅通)
    如有问题,当场指出,全部联调后,再进行测试,直至图像声音完全清楚
    司法主会场:请你们不要离开,继续排查处理,待其他会场联调完毕后,再作联调测试。

联调完毕后,及时答复,明确下次联调(点名)要求。
   (三)会前准备:

视频会议召开当,各会场系统管理员须于会议召开前2小时将视频会议相关设备打开(如会议召开时间为上午8点-9点,在前一天设备调试完后,无需关闭设备,待第二天开会使用),等候省厅第二次联调,如发现突发问题及时报告会议主办单位和省厅警务指挥中心的系统保障人员

各会场保障人员要按照会议的议程对与会发言者的座位进行预先定位,以便在会议期间能够迅速切换视频镜头;各会场的初始摄像画面应面对会场中央,兼顾整个会场。

1.视频会议保障人员应在会议正式开始一小时前完成各项准备工作,主会场准时点名,各负责人到位,确认各分会场收听收看是否正常。

2.报告词
    司法主会场:现在开始点名,XX司法
    XX司法:报告司法XX司法收听收看正常,报告完毕。(有问题,说问题,没问题,按顺序自然进入下一个单位。有问题的单位,要自行快速处理,待其他单位点名完毕后,巡回重新点名)。
    4.报告点名完毕后,视频会议保障人员不可以离开会场,注意力要高度集中。

    5.会前黄金5分钟
    1通知进入黄金5分钟,各岗位就位。视频会议保障人员要进行5分钟倒计时准备,停止一切和工作无关事情,全神贯注地进入角色和工作状态,再次确认音视频信号是否接收、转发正常及本地会场图像、声音是否正常。

2最后检查所有操作是否符合规范。

   (四)应急处置
    会议期间,视频会议系统保障人员坚守岗位,负责切换会场画面,并高度集中、实时监控设备运行状况。
    1.在视频会议进行中,当会议系统突然中断时,应急处置小组应维护会场秩序,保证会场纪律;组织工程技术保障人员快速研判故障原因,并与主会场联系确认;如是本端故障,立即启用备用设备,保证会议正常进行。

2.在会议期间本端发生音视频信号异常时,技术保障人员应立即检查调音台工作情况音频是否关为静音检查本地视频源是否选择正确摄像机是否工作视频输入线是否接好。

3.本地声音不能传到对方时,应检查话筒,音频输入连接线,附属音频设备是否出现故障。

   )主会场保障人员要认真做好会议的同步录制,做好会议电子数据备份。未经批准,不得擅自对外公布会议录播资料

   会议结束,由主会场统一中断会议连接,各分会场视频会议系统保障人员会议中断后,按操作流程关闭视频设备,并做好会议相关记录。

第五条 人员保障

(一省厅警务指挥中心配备2名技术人员作为视频会议管理员,互为AB岗,负责全司法行政视频会议系统的运行、维护和日常管理。

(二)具有视频分会场的市(地)司法局,省监狱局、戒毒指定2名系统管理员,互为AB负责视频会议系统的运行、维护和日常管理。

(三)各单位应将视频会议系统保障人员名单及联系方式统一报送至省司法厅警务指挥中心,如出现调离、换岗、休假、辞职、退休等缺岗现象,应及时补充,同时将名单报送厅警务指挥中心备案,其他非授权人员严禁擅自操作视频会议设备

第六条 技术保障

(一)省厅警务指挥中心负责协调指导全省司法行政视频会议系统的规划、设计、建设和升级改造工作;负责组织全省司法行政视频会议系统管理员业务培训工作;负责指导各分会场做好视频系统的管理和运维工作;负责省视频设备的日常运维和管理工作。

(二)各市(地)司法局,省监狱局、戒毒局信息中心负责组织下级单位系统管理员业务培训工作;负责指导县(市、区),监狱、强戒所分会场做好视频系统的管理和运维工作;负责局本级视频设备的日常运维和管理工作。

(三)县(市、区)司法局,省政法管理干部学院、黑龙江司法警官职业学院,各监狱、强戒所视频会议系统管理员负责本单位视频设备的日常运维和管理工作。系统管理员要熟练掌握各视频设备软硬件操作,不得随意更改终端设备的物理连线和配置参数。如遇特殊情况需要移机,提前向上级单位申请,移机后及时与上级单位进行测试。

(四)各单位视频会议系统保障人员应定期对设备进行检查保养,每月对视频及相关设备做一次彻底检查,发现故障立即排除,如发现视频硬件设备故障,无法维修,汇报上级主管单位,及时报修。 

    第七条 视频会议会场要求

    目前全系统各级单位视频会议室基本建成,本要求不包函土建、装修、终端、组网方式等参数,结合我省各会场实际,作出以下整改要求:

   (一)音频系统整改

    音频系统应由传声器、音源、扬声器、调音台、周边音频设备、功率放大器、监听、录音设备和编解码器等组成。

    1.传声器及音源的配置应符合以下要求:

1配置会议用指向性传声器,传声器数量按会议主持人和发言者的人数确定,并进行备份。

2传声器应采用平衡输出方式,并使用音频屏蔽电缆连接。

    2.扬声器系统的设置应符合以下要求:

1根据会场的体形结构、容积、装饰装修进行语言清晰度和声场分布设计,确定扬声器系统的数量、参数、方位。可设置主扬声器和辅助扬声器。

2主扬声器应设置在会场主席台或主屏幕显示器附近,并应满足系统声像一致要求

3辅助扬声器宜设置在会场顶棚或侧墙上,并根据需要在其传输通路中配备电子延时设备。当会场设置主席台时,可根据需要设置主席台返听扬声器系统。

    3.调音台、周边音频设备的配置符合以下要求:

    1)调音台是音频系统调控中心,其输入输出路数是由信号源的数量、周边处理设备、功率放大器组、录音、监听音箱等设备配置来确定。

    2)调音台或音频矩阵切换器在设计和使用时,应注意防止对远端会场的电路回传。调音台周边应按需要配置分配器、均衡器、反馈抑制器、延时器等设备。

   (二)灯光系统应满足以下要求:

1.由光源、灯具、调光、控制系统等组成光源、灯具的设计应符合以下要求

    1)光源的显色指数应大于或等85。会场所有光源的色温应一致,色温 3200K 为暖色、色温 4000K 为中间色、色温 5600K 为冷色,色温可以根据各地的实际情况选定。在同一会场只能选择其中的一种,不能混合使用。会议期间应避免人工光源和自然光源混合使用,会场应安装遮光窗帘,避免摄像机与人工光源和自然光源光比失衡。

    2)灯具应配置效率高的产品,亮度应具有连续可调功能。在主席台座席区和会场第一排座席区宜设置面光灯。

    2.调光、控制系统的设计应符合以下要求:

    1)系统应能实现分区控制,并宜将部分分区设置具有调光功能。

    2)灯具应根据光源的不同配置相应的调光设备。采用可控硅调光设备的电源时,应与会场音频、视频系统中的设备电源分开设置,并应采取必要的防止干扰视、音频设备的措施。

3)音视频及灯光系统不合格的单位及时整改,厅警务指挥中心将逐一协助整改。

 

  • 附则

 

    第一条 办法未尽事宜按国家有关法律、法规以及相关部委的法规内容执行。

    第二条 本办法如与上级部门的规定、细则、标准等文件有冲突的,以上级规定为准。

    第三条 办法黑龙江省司法厅负责解释。

    第四条 办法自发布之日起施行。

 

 

 

 

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